Веб-портал для сотрудников и корпоративный интранет-портал

Обычно, корпоративные порталы ассоциируются с дорогим и сложным софтом от 1C-Битрикс, Websoft или Microsoft. Малому и среднему бизнесу не потянуть такие «тяжелые» решения, они больше подходят для крупных компаний.

В этой статье мы рассмотрим варианты корпоративных мессенджеров, а также обсудим платформы для аутентификации пользователей. Опишем шаги построения портала на реальном кейсе.

Для чего нужен портал?

Портал — это интерфейс для доступа сотрудников к корпоративным данным. В нем обмениваются документами и файлами, ведут календари встреч и переписываются. Это внутренний мир компании, он должен быть единым и, главное — удобным.

Чтобы расширить штат

Как начинается работа нового сотрудника? Он приходит на свое место и авторизовывается в куче сервисов и программ:

• заходит в почту;
• открывает гуглдиск или сервер с документами;
• логинится в скайпе и слаке и тд.

Список может быть длинным. Особенно, если это специалист вроде дизайнера или разработчика, которому нужно много софта.

Хранении доступов и ссылок на рабочие сервисы и аккаунты становится проблематичным. Даже если выдавать сотруднику служебную технику, будет сложно переключаться между сервисами.

Чтобы структурировать работу

Очень важно, чтобы ваши файлы хранились в одном удобном и безопасном месте. Плюс у каждого сотрудника должен быть свой уровень доступа.

В удаленной работе нужно совместно редактировать документы и распределять задачи. Где ваши сотрудники будут это делать? Канбаны, ганты и аджайлы — для всего этого требуется понятная система.

После лета 2020 года эти вопросы будут особенно актуальны, так как многие из нас останутся на «удаленке».

Как это работает?

В идеале, корпоративный портал — это система с «одним окном» входа. У сотрудника есть один доступ, с ним он логинится в портале и далее ему доступны все программы и ресурсы компании. Само собой, в рамках его должности.

Корпоративный портал можно разработать на основе существующих платформ и сервисов. Сложность и стоимость зависят от:

• Размера компании и количества отделов;
• Типа инфраструктуры — облако или сервер;
• Количества сервисов, которые нужно объединить в портале;
• Платформы, на основе которой разрабатывается портал.

Зачастую компании «заигрываются» функциями системы и не думают о том, как сотрудники будут в этом портале работать. Другая крайность — уходить в «жесткую» кастомизацию платформы под себя. Это выльется в большую стоимость внедрения и сложные работы по поддержке при каждом апдейте.

Пример нашего кейса

К нам обратился клиент — производитель светового оборудования. Сотрудники пробовали работать в корпоративном портале на базе Битрикс24, но было неудобно. К тому же у них вообще не было CRM, была только 1С для учета.

Задача клиента

Создать портал, чтобы сотрудник заходил через «одно окно» и пользовался CRM, Office 365, почтой, мессенджером, телефонией и календарем.

Главная цель — не затащить людей в портал, а создать экосистему для удобства работы сотрудников. Чтобы они сами захотели в ней работать.

Вторая цель — урезать расходы на облачные сервисы и софт.

Решение

Мы планировали использовать единый аутентификатор на основе Google GSuite и создать к нему портал на платформе Creatio. Структура того, как это должно работать:

Схема работы портала по шагам:

1. Пользователь логинится в Гугл-аккаунте через Authenticator
2. Автоматически авторизовывается в Creatio;
3. Может использовать все сервисы компании.

Обсудили с клиентом. Но переезд на GSuite оказался бы трудоемким, так как клиент активно использует софт Майкрософта и часть его уже оплачена. Решили делать на базе Microsoft Active Directory.

Active Directory — это каталог пользователей и устройств с их информацией. Он используется для построения структуры хранения данных компании.

Когда поменяли Гугл на Майкрософт структура почти не изменилась, но добавился SharePoint — сервис обмена документами. Хоть SharePoint не такой удобный, как Гугл Документы, это все равно хороший софт для работы внутри компании.

Принцип работы аутентификатора

Авторизация в приложениях и сервисах происходит через протокол OpenID Connect. Он служит для того, чтобы оптимально использовать единый вход для своего приложения на различных платформах. После первой авторизации он хранит данные для входа в последующие сервисы. Эта технология реализована по принципу SSO (Single Sign On).

Выбор платформы

Сложность была в том, что «хотели все и сразу». Пришлось делить проект на итерации, чтобы наращивать функционал постепенно.

Мы выбирали между amoCRM и Creatio. Продажи можно было бы легко собрать на базе амо. Но чтобы сделать полноценный портал потребовалось бы очень много «костылей». Поэтому выбрали более гибкую платформу.

Creatio больше чем просто CRM: можно добавить почту, интегрировать мессенджер и любой другой серверный или облачный сервис. А главное — настроить отдельные разделы внутри системы.

Выбор мессенджера

Для проекта нужен был недорогой мессенджер, который можно интегрировать с порталом. Приоритет отвели opensource сервисам — их можно «развернуть» на своем сервере и не тратить деньги на подписку.

Рассматривали Slack, Rocket.Chat, Mattermost и MS Teams. Хотели интегрировать мессенджер через iFrame или сделать прямую интеграцию. Сравнили условия бесплатных тарифов — получилась таблица с параметрами.

Slack — бесполезен в бесплатном тарифе из-за ограничения в сообщениях. При штате в 10+ человек истории переписки практически не будет из-за ограничения в количестве сообщений. Крутой по функционалу мессенджер, но для бюджетного проекта не подходит.

Rocket.Chat. В бесплатной серверной версии все отлично. Единственный минус — на каждую команду нужно «поднимать» отдельный сервер, что неудобно.

Mattermost — чтобы добавлять новые команды не нужно делать отдельные сервера как в Rocket.Chat. Минус — отсутствие звонков, как аудио, так и видео.

MS Teams. Бесплатная облачная версия лучше Слака. Главный минус — нужно разрабатывать свою интеграцию для корпоративного портала.

Само собой серверные версии мессенджеров имеют преимущество перед бесплатными облачными. Им доступны почти все функции платных тарифов в бесплатном (Open Source) варианте. Но не стоит забывать, что для поддержки своего сервера нужны отдельные ресурсы.

В нашем проекте мы выбрали MS Teams, так как большая часть софта тоже от Майкрософт. У клиента были куплены лицензии Active Directory, а к ним поставляется MS Teams. Далее это расширяется за счет комплексной подписки на Office 365. В итоге «весь комплект» не влечет дополнительных издержек.

Запуск и вывод

Самая большая сложность в нашем проекте — связка Creatio и MS Teams. Готового решения по интеграции нет, поэтому мы разрабатываем его сами. На выходе получится удобный сервис для клиента. Для нас — готовое решение по связке MS Teams и Creatio.

Сейчас проект на стадии реализации. В июле мы запускаем MVP и тестируем его на фокус группе, смотрим, что удобно, а что нет. После тестов корректируем тех.задание по актуальным требованиям и «собираем» финальную версию.

Hola, Amigos!

С вами команда Amiga. Мы занимаемся заказной разработкой мобильных приложений, создаем веб-сайты и корпоративные порталы.

Если вы хотите получить лояльных сотрудников и понятные внутренние процессы – разрабатывайте корпоративные порталы.

Какие функции выполняет корпоративный портал

Давайте вспомним как очевидные, так и нетривиальные плюсы, которые нам даются вместе с правильно разработанным кор.порталом. Итак,

• Он экономит рабочее время сотрудников. Платформа позволяет быстро найти и обработать необходимую информацию, эффективно общаться с коллегами и быстрее выполнять задачи.

Пример: с помощью переработки страницы сделали удобную навигацию для пользователей. В результате все задачи сотрудника находятся в одном месте.

• Улучшает работу внутренних процессов и оптимизирует бизнес-процессы.

Пример: без портала сотрудники подписывали заявление на отпуск оффлайн, а сейчас в 2 клика на портале. Если раньше отдел по работе с персоналом тратил на эту задачу до часа времени, теперь это занимает 10-20 минут.

• С внедрением корпоративных порталов повышается качество управления и эффективность бизнеса. Корпоративные порталы позволяют оценивать загруженность сотрудников и легко формировать отчеты по выполнению задач.

Пример: с помощью функции «недавние события» можно отсмотреть последние действия и проанализировать занятость на их основе.

• Повышается качество работы сотрудников. Рабочие группы внутри порталов позволяют сотрудникам быть в курсе рабочих процессов и сроков.

Пример: ведение блога компании помогает сохранять накопленный опыт и отмечать авторов-сотрудников.

Из примеров, которые мы приводим, можно узнать один самых крупных медицинских центров — EMC. А значит, речь ниже пойдет про особенности корпорталов именно в MedTech.

Особенности корпоративных порталов для сотрудников медицинской организаций

При разработке корпорталов для сотрудников медицинской сферы нужно учитывать, что сайтом будут пользоваться и работники, которые с медициной напрямую не связаны. Например, административные работники, бухгалтерия, отдел маркетинга. Необходимо продумать такой функционал, чтобы он подходил под задачи каждого сотрудника.

У врачей много документооборота: карточки пациентов, рецепты, истории болезней и т.д. Нужно продумать быстрый и понятный интерфейс обмена и получения справок, выписок и прочих документов.

Корпоративный портал ЕМС

К нам с запросом на технические доработки пришли EMC Team. У медицинского центра уже был корпоративный портал — это единая точка входа для всех систем. Он интегрирован со всеми необходимыми платформами. При любом запросе сотрудник в первую очередь зайдет на корпоративный сайт.

Нам нужно было улучшить юзабилити, разработать новую техническую составляющую портала и настроить персонализацию контента, чтобы разным категориям сотрудников показывалась релевантная информация.

Что мы сделали:

• Привлекли наших аналитиков к проекту.
• Внедрили новый функционал для административных сотрудников.
• Автоматизировали процесс подачи заявлений и постановки задач — полностью перевели их из оффлайна в онлайн.
• Собрали все полезные материалы для сотрудников в едином месте и настроили удобный поиск.

Разработка

Мы изучили проект и предложили заказчику доработку следующих функций на портале:

• Объединить в одну базу заявки и отчеты разных разделов. Теперь всё хранится в одном месте и доступно по поисковому запросу «мои заявки».
• Добавить единый фильтр для оптимизации поиска по заявкам. Сейчас поиск происходит в рамках одного раздела по 7 параметрам.
• Создать функционал «Мое замещение». Это раздел для поиска замены сотрудника во время отпусков, больничных и т. д.
• Перенести раздел Life-balance в отдельный блок c полезными корпоративными предложениями: скидки и абонементы в фитнес-залы, на языковые курсы и др.
• Внедрить готовые виджеты в панель администратора для быстрого и понятного администрирования новостей.

Мы разработали функционал редактора новостей: контент-менеджер из шаблонов может составлять блоки с новостями так, чтобы они выглядели эстетично и были в одном стиле.

Поскольку портал изначально построен на базе Microsoft SharePoint (.NET), а на стороне заказчика есть своя команда, поддерживающая проект, мы продолжили работу на этом стеке. Редактор платформы EMC не давал возможности размещать новые отрисованные блоки без знания верстки. Поэтому мы интегрировали в SharePoint функцию встраивания заготовленных блоков для ускорения и упрощения работы.

Как функционал выглядит теперь

Теперь в меню пользователя есть небольшой раздел со статьями и предложениями от партнеров: фитнес-программы, изучение языков и другое.

Разные категории сотрудников видят разную информацию. Если ты медицинский сотрудник, у тебя одно меню. Если административный — другое. При этом в основное меню выводится та информация, которая нужна пользователю в первую очередь.

Мы упростили процесс поступления заявок к сотрудникам. Настроили права доступа так, чтобы во время отсутствия коллеги обращение переадресовывалось специалисту на замену.

Расскажите, у вашей компании есть корпоративный портал? Как часто им пользуетесь?

Корпоративный интранет-портал

Единое цифровое пространство для совместной работы сотрудников, управления персоналом и автоматизации процессов

Оптимизация HR-процессов

Самый популярный HR-портал в России

Эффективное управление кадрами

Визуальная структура компании отображает все отделы и взаимосвязи.
Это помогает выстроить иерархию в организации и быстро находить информацию о нужном сотруднике или отделе.

При подключении ActiveDirectory/LDAP и 1С: ЗУП данные о сотрудниках и кадровых перестановках на портале обновляются автоматически.

Удобный процесс обучения

Создание корпоративного университета с курсами, опросами, тестами и базами знаний поможет обучать новых сотрудников и развивать тех, кто работает давно.

Обучающие материалы, инструкции, регламенты, описания процессов — все хранится в единой базе знаний компании и доступно с любого устройства.
Важная информация остается всегда внутри предприятия, даже если сотрудник уволится.

Автоматизация кадровых процессов

Чтобы заказать справку, согласовать документ или счёт, оформить отпуск или командировку,
не нужно искать ответственных, ждать бухгалтера и ходить за подписью из кабинета в кабинет.

Запустить процесс можно сразу в Битрикс24.
Заявка автоматически пройдет все этапы согласования онлайн, что значительно сэкономит расход бумаги и время сотрудников.

Повышение лояльности персонала

Рейтинги и доски почёта, бонусный магазин с внутренней валютой, бейджи,
конкурсы, благодарности и другие инструменты нематериальной мотивации помогают
HR-менеджерам вовлекать
и удерживать сотрудников, создавать здоровую конкуренцию и поддерживать лояльность на высоком уровне.

Быстрый поиск сотрудников

У каждого пользователя Битрикс24 есть персональная страница.
Здесь отображаются контакты, должность, отдел, достижения, личные интересы — всё то, что облегчает поиск и знакомство сотрудников в больших территориально-распределённых организациях.

Высокий стандарт внутренних коммуникаций

Единая коммуникационная среда

Корпоративная соцсеть формирует сообщество внутри компании, укрепляет отношения между сотрудниками и делает общение по-настоящему результативным.

• быстрое оповещение о новостях компании
• сбор обратной связи
• повышение мотивации сотрудников

Корпоративный мессенджер

Единый мессенджер компании с групповыми чатами, каналами для обсуждения проектов и видеозвонками создан специально для работы и решения бизнес-задач.

Здесь можно не только писать и звонить друг другу, но и прямо из чата ставить задачи, планировать встречи, делиться файлами и вместе редактировать документы.

Гибкая система управления проектами

Битрикс24 помогает организовать совместную работу с задачами и проектами всех отделов — от бухгалтерии до разработки.

Система фокусировки внимания, инструменты для разных методик работы (Канбан, Скрам, Диаграмма Ганта, Список, Сроки),
роботы автоматизации и учет ресурсов — все для того, чтобы сотрудники легко справлялись с проектами любой сложности
и выпускали качественный продукт даже в сжатый срок.

Полный набор инструментов для совместной работы

• Рабочий календарь: легко вести личное расписание, смотреть загруженность коллег и планировать встречи.
• Совместный редактор документов онлайн: не понадобятся сторонние редакторы.
• Надежное хранилище данных: все документы, фотографии, ролики хранятся на защищенном диске компании.

Удобная работа со смартфона

Чтобы оставаться в едином инфополе компании, своевременно получать новости, обсуждать рабочие вопросы и выполнять задачи, необязательно быть возле компьютера и находиться в офисе.
Достаточно установить мобильное приложение Битрикс24.

Интранет-портал расширяет возможности предприятия

Улучшение качества управления

Руководители получают гибкие инструменты планирования и контроля работы сотрудников.
Они видят загрузку сотрудников, всегда в курсе дел по проектам и быстро реагируют на изменения.

Рост эффективности сотрудников

Битрикс24 предоставляет полный набор инструментов для совместной работы и коммуникаций.
Помогает выполнять задачи вовремя, оценивать статус работы и планировать следующие шаги.

Экономия
бюджета

Оптимизация хотя бы 5 процессов для коллектива из 800 человек и средней зарплатой в 40 т.р. может привести к экономии до 3,5 млн в год.

Более 2 000 крупных предприятий внедрили Битрикс24

Технические преимущества Битрикс24 для крупных компаний

Срок внедрения составляет от 1 до 6 месяцев
в зависимости от сложности проекта и разработки уникальных сценариев работы

Стабильная работа при пиковых нагрузках

Регулярные тестирования показывают, что Битрикс24.CRM успешно справляется с большими нагрузками. Систему могут одновременно использовать 3000 сотрудников без потери качества.

CRM экономит до 30 минут рабочего времени каждого пользователя ежедневно благодаря высокой производительности.

Высокий уровень безопасности и защиты данных

Битрикс24 соответствует требованиям безопасности
крупных организаций и сертифицирован ФСТЭК России

Продукт легко адаптируется под задачи предприятия

Битрикс24 для крупных организаций предоставляется с открытым исходным кодом. Доступно изменение дизайна, навигации, алгоритмов и логики процессов, сценариев работы.

Корпоративный портал легко интегрируется в IT-ландшафт

Битрикс24 интегрируется с инструментами и программами, использующиеся в вашей компании.

Можно настроить синхронизацию с различными продуктами 1С, подключить ActiveDirectory, системы учета, почтовые сервисы.

Истории внедрения Битрикс24 в крупных компаниях

CRM для крупного производителя стройматериалов — «Пеноплэкс»

CRM для ГК «Выбор», производителя тротуарной плитки

Корпоративный портал совета директоров «Роснефти»

Крупнейший интранет-портал для 53 000 сотрудников компании НЛМК

Корпоративный портал для компании «Татнефть»

Корпоративный портал для МФЦ города Москвы

CRM и внутренний портал для компании «Россети»

Портал для общения и обучения сотрудников OBI

Портал лидера нефтехимической отрасли «Сибур»

Портал для федерального ритейлера «Респект»

Автоматизация логистических процессов в компании Peri

Сервисный контакт-центр для компании «Электролюкс Рус»

Корпоративный портал страховой компании «Росгосстрах»

Корпоративный портал для сотрудников банка «Открытие»

Корпоративный портал для энергетической компании СУЭК

Личный кабинет контрагента ПАО «Газпром нефть»

Большой выбор интеграторов с опытом внедрения Битрикс24 для энтерпрайз

Специалисты помогут найти оптимальное решение ваших задач, проведут демонстрацию и подберут интегратора

Больше возможностей от Битрикс24

Битрикс24 — это не только интранет-портал. Это комплексное решение для управления всей компанией.
Битрикс24 объединяет сотрудников в едином цифровом пространстве, делает рабочие процессы прозрачнее, удобнее и эффективнее.
И все это в рамках одного окна и для работы из любой точки мира.

Двухфакторная авторизация

Мы используем cookie. Они помогают нам понять, как вы взаимодействуете с сайтом. Изменить настройки

Корпоративный портал — это внутренний сайт компании. В режиме «одного окна» сотрудникам доступны новости, база данных, документы, процессы, каналы общения, регламенты и задачи. Через корпоративный портал работники филиалов и дистанционные специалисты имеют полноценный доступ к общему массиву данных, как и сотрудники офиса. С какой стороны ни посмотри, корпоративный портал — удобный инструмент, особенно для крупных компаний.

Но когда поднимается вопрос о создании HR-портала, у руководителей бизнеса встаёт барьер. Во-первых, предпринимателю не хочется платить сразу всю сумму за результат, которого ещё нет. Во-вторых, непонятно, с какой стороны подойти к задаче и с чего начать. Даже если работу выполняет подрядчик, кажется, что в ходе реализации проекта всплывут подводные камни, всё будет долго, сложно, и станет дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Как и в случае с тайм-менеджментом, тут работает совет «слона надо есть по кусочкам». Корпоративный портал на Битрикс24 можно внедрять отдельными блоками. Пробовать, осваивать, улучшать и переходить к следующему. Так реализация объёмного проекта будет поэтапной, безболезненной и не такой финансово затратной.

Опишем 6 шагов = модулей по созданию корпоративного портала. Расскажем, какие инструменты ускорят и автоматизируют процессы в вашей компании. И отметим, какие функции доступны в базовой версии Битрикс24, а доработку каких — поручить интегратору.

Инструменты Битрикс24 сокращают время на поиск персонала за счёт автоматизации задач эйчара, упрощения повторяющихся действий и режима «одного окна». Уменьшение затрат по времени приводит к экономии денег на подбор кадров.

Интеграция с сайтами вакансий

Используйте в одном окне несколько сервисов по поиску сотрудников. Подключайте HeadHunter, SuperJob, Авито.Работа, «Работа в России» и другие. Все вакансии и отклики будут у вас в одной системе, а не в 3-5 разных. Этот инструмент для вас настроит интегратор.

Карточка кандидата

Сохраняйте резюме в Битрикс24 нажатием одной кнопки. В карточке соискателя уже загружена переписка с кандидатом, добавляйте туда комментарии, оценки, вспомогательную информацию из других источников и результаты тестовых заданий. Карточку можно оптимизировать и дополнять новыми полями. Эту работу поручите интегратору.

Воронка найма

Перечислите все этапы, которые кандидат проходит в вашей компании: собеседование по телефону, очная встреча, тестирование, конкурсный отбор и другие. Это и будет воронка найма. Оцифруйте её в Битрикс24 и значительную часть рутинных действий будет выполнять система.

Автоматизация воронки найма

Вот эта же воронка найма в горизонтальном отображении. На каждую стадию настройте роботов, они автоматически отправят соискателю напоминание об интервью, внесут собеседование в календарь эйчара и руководителя, вышлют кандидату тестовое задание или письмо о том, что на вакансию приняли другого человека.

Нужный робот сработает, как только специалист передвинет карточку на следующий этап. Такая автоматизация настраивается индивидуально. Роботы доступны на всех тарифах Битрикс24, но на бесплатном — их только 5.

Аудиозапись собеседования

Звоните кандидату прямо из базы резюме. Битрикс24 запишет разговор и привяжет запись к карточке соискателя. Беседу сможет прослушать любое заинтересованное лицо. Например, руководитель или сотрудник службы безопасности. Запись звонка доступна, если ваша телефония привязана к Битрикс24.

База соискателей

Храните в Битрикс24 резюме кандидатов, которые вас заинтересовали, но которым вы сейчас не готовы предложить работу. База соискателей останется у вас, даже если истекла платная подписка на сервисы с вакансиями, и связаться с претендентом можно будет в любой момент. Такой механизм подходит для эксклюзивного поиска и хэдхантинга, но не для массового подбора. Вести свою базу можно на любом тарифе Битрикс24, но на платных — функций и инструментов больше.

Подробно об этапе автоматизации найма читайте в статье.

Система адаптации персонала сокращает текучку кадров на испытательном сроке. В Битрикс24 для этого есть ряд инструментов.

Личный кабинет сотрудника

Заведите сотруднику учётную запись в Битрикс24. Он войдёт в систему через браузер (если у вас облачная версия) и получит доступ ко всем документам, задачам и проектам. В общем чате появится сообщение о новом члене команды и коллектив будет в курсе, кто пришёл работать в компанию, и на какую должность. Это удобно для больших предприятий. В коробочной версии Битрикс24 возможна донастройка личного кабинета.

Автоматические задачи по адаптации

Настройте новичку автоматические задачи, например, изучить регламенты, принести документы в отдел кадров, сдать тесты и так далее.

Другим подразделениям настройте автоматические задачи по трудоустройству новичка: бухгалтерии — подключить сотрудника к зарплатному проекту, IT-шникам — создать ему корпоративную почту, предоставить логины и пароли, офис-менеджеру — выдать новичку пропуск и канцелярские принадлежности.

База знаний

Создайте базу знаний и редактируйте её самостоятельно. Храните в ней полезные для адаптации документы: структуру предприятия, шаблоны, должностные инструкции, правила и регламенты. В коробочной версии Битрикс24 есть модуль «Обучение» для создания курсов и тестов. Для облачной версии можно установить такое готовое приложение или разработать своё при помощи интегратора.

Битрикс24 подходит для перехода предприятия на кадровый электронный документооборот. Нормы Трудового кодекса о таком формате работы действуют с ноября 2021 года. Но это дело добровольное. Не готовы к КЭДО — не ведите. Хотите —пожалуйста, для этого есть Битрикс24 и другой софт.

Электронные документы и ознакомление с ними

Ведите в электронном виде любые документы, связанные с работой. И даже те, ознакомление с которыми сотрудника под роспись предусмотрено ТК. Создавайте собственные формы кадровых документов и используйте шаблоны, утверждённые или рекомендованные законодательством.

Бизнес-процессы

Настройте бизнес-процессы в Битрикс24 на разные кадровые процедуры: согласование документов и заявлений, служебные записки, оформление больничного и прочие. Можно настроить любую цепочку согласований и установить сроки для них.

В Вебфлай оцифровали процесс «Заявление на отпуск». Сотрудник заполняет несколько полей, заявка автоматически уходит на согласование руководителю отдела и далее по цепочке до генерального директора. Затем работник получает уведомление о статусе заявления и приказ, если его подписали. Этот инструмент доступен на тарифе Битрикс24 «Профессиональный».

Хранилище данных

Храните электронные документы, открывайте и редактируйте их в общей базе. Настраивайте доступ к файлам в зависимости от должности или предоставляйте доступ по ссылке внешним пользователям. Максимальные возможности общего диска — на тарифе «Профессиональный».

Использование ЭЦП

Добавьте электронную цифровую подпись (квалифицированную и неквалифицированную), чтобы полноценно вести КЭДО в Битрикс24. Отметим, ЭЦП — это не базовый инструмент системы, а приложение, которое разрабатывают партнёры.

Отчёты

Используйте стандартные отчёты Битрикс24: рабочее время, отчёт по часам, затраченным на разные задачи, графики работы и отсутствий. Или настраивайте выборки под ваши специфические задачи. Например, компании AnyMed мы интегрировали приложение для учёта остатка дней отпуска. За каждый год стажа сотрудники получали +1 дополнительный день, а с помощью такой таблицы их стало проще учитывать.

Интегратор поможет вам настроить любой нужный отчёт и в пару кликов сводить воедино данные, на сбор которых вы тратили часы и дни рабочего времени.

Подробнее переход на КЭДО мы описали в статье.

Система вовлечения в Битрикс24 гибкая и настраивается под задачи компании. Используйте её и сделайте сотрудников более мотивированными. Это всегда влияет на рост и прибыль бизнеса. 5 из 6 инструментов, описанных ниже, доступны на бесплатном тарифе Битрикс24.

Дни рождения сотрудников

Поздравляйте коллег с днём рождения прямо в общей ленте новостей. В правой части портала Битрикс24 покажет ближайших именинников. В коробочной версии системы есть специальный раздел «Дни рождения». Используйте в нём фильтр по подразделениям, сотрудникам или месяцам, чтобы собрать список именинников выборочно. Это удобно для больших компаний.

Чаты и группы

Общайтесь в чатах Битрикс24, как в обычном мессенджере. Делите беседы на общие, групповые и личные. Отвечайте на сообщения цитированием, используйте эмодзи, фиксируйте кто и когда просмотрел СМС.

Новости

Используйте раздел «Новости», как внутреннюю соцсеть компании. Выкладывайте посты и фото, закрепляйте важные сообщения, публикуйте новости и размещайте объявления. В разделе будет видно, кто из сотрудников ознакомился с записью на стене.

Корпоративные опросы

Используйте этот инструмент для решения формальных и неформальных задач. Например, запустите голосование о месте проведения корпоратива или о выборе названия для нового проекта. Или сделайте анонимный опрос об эмоциональном состоянии команды, работники расскажут честно, ведь никто не узнает что они ответили.

Мобильное приложение Битрикс24

Звоните по аудио- или видеосвязи прямо из приложения. Кстати, запись звонков можно сохранить. Продолжайте общаться в чатах с коллегами, комментируйте задачи или просто будьте в курсе всех событий в компании перед выходом из отпуска.

Геймификация

Используйте инструмент для создания игровой системы поощрений и мотивации сотрудников. Он похож на механику получения бонусов в компьютерной игре или систему баллов в супермаркетах. Например, хвалите тех, кто хорошо справляется с обязанностями. На примере ниже — автоматическое сообщение, которое появляется в ленте новостей нашего клиента после успешного завершения аукциона.

Дорабатывайте геймификацию в платной версии Битрикс24 с помощью интегратора и тестируйте разные варианты вовлечения. На бесплатном тарифе доступен механизм благодарностей, как на картинке ниже.

Больше об инструментах вовлечения и мотивации мы рассказали в этой статье.

С инструментами Битрикс24 сотрудники просто начинают работать эффективнее, потому что им стало удобнее выполнять обязанности, а не потому, что этого требует KPI. А так в системе есть всё для учёта человекочасов, мониторинга задач, загруженности персонала и контроля.

Для замера эффективности в Битрикс24 есть учёт рабочего времени, задачи, события календаря, отчёты и KPI.

Учёт рабочего времени

Утром запускайте в Битрикс24 рабочий день и счётчик времени. Ставьте таймер на паузу в перерывах, а вечером останавливайте. Приучите к этому весь коллектив и контролируйте занятость офисных, и дистанционных сотрудников.

Планируйте рабочее время в окошке: выбирайте задачи из списка или добавляйте собственные. Битрикс24 фиксирует время и активность по каждой задаче. Инструмент доступен на тарифе «Профессиональный».

На основании данных о человекочасах формируйте табель учёта рабочего времени для расчёта заработной платы и начисления ежемесячной премии.

Календарь

В календаре Битрикс24 планируйте мероприятия для всех сотрудников. В общий график автоматически встают планёрки, совещания и встречи, назначенные руководством или коллегами. Добавляйте в своё расписание созвоны с клиентами и другие дела, которые отнимают время. Так коллеги поймут, что в этот промежуток вы недоступны для решения других задач. В календарь можно добавить новые функции с помощью интегратора.

Задачи и проекты

Ставьте задачи себе или коллегам, назначайте ответственных и соисполнителей, добавляйте чек-листы и напоминания, устанавливайте дедлайны, переписывайтесь, отчитывайтесь, прикрепляйте файлы, отслеживайте время и стадии выполнения работы. И расширяйте инструментарий задач под себя при участии интегратора.

Конструктор отчётов в задачах

Сводите отчёты в пару кликов. Используйте готовые формы: занятость по проектам, задачи на месяц, отчёт по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учёт по задачам и по исполнителям.

Или создавайте шаблоны отчётов: выбирайте период, задайте колонки и условия для отражения нужной информации, выводите данные в таблице или в виде диаграммы. Если хотите добавить ещё фишки в отчёты — обращайтесь к интегратору.

Инструменты для работы с задачами

Визуализируйте свой перечень по-разному: списком, сроками, канбаном, календарём, диаграммой Ганта или придумайте свои категории во вкладке «Мой план». Эти инструменты доступны на всех тарифах Битрикс24. Нам для работы с контентом очень помог канбан, без него не получалось навести порядок в задачах.

Найдите в Битрикс24 удобный для себя инструмент. Сроки позволяют видеть распределение задач с разбивкой по неделям.

Канбан не привязан к датам, категории для него можно задать самостоятельно, например: в работе, на согласовании, правки и так далее.

Календарь показывает дедлайн каждой задачи, а диаграмма Ганта — продолжительность, крайние сроки по задачам и их взаимозависимость.

Оценка эффективности персонала

Оценивайте эффективность персонала на странице работника в Битрикс24. Система посчитает сколько сотрудник выполняет задач, какое количество он завершил, сколько из них с замечаниями, и какой период взят для оценки. Система учитывает задачи, где работник назначен ответственным либо соисполнителем. Используйте показатель эффективности, чтобы определить размер премии подчинённых. Инструмент доступен на тарифах «Стандартный» и «Профессиональный».

KPI

KPI — не базовая опция Битрикс24. Доработайте функциональность системы индивидуально под запросы компании. В этом поможет профессиональный интегратор. Например, с его помощью создайте приложение для подсчёта KPI. Тогда в системе все показатели будут наглядными и измеримыми с учётом специфики компании.

О возможностях оценки эффективности персонала мы писали в материале.

Штатные инструменты Битрикс24 позволяют создать свою систему обучения: для адаптации новичков, для освоения новых инструментов и программ, для повышения квалификации сотрудников. Также к Битрикс24 подключаются сторонние образовательные платформы, такие как Moodle, GetCourse и другие. Механизм можно доработать с помощью интегратора или установить готовый модуль.

Создание курсов

Если вы выбрали для установки коробочную версию Битрикс24, то с помощью специального модуля «Обучение» создавайте свои курсы, разбивайте их на отдельные уроки, настраивайте проверку знаний, например, в формате тестов. Внешний вид базы и корпоративного портала оформляйте под фирменный стиль компании. Как мы рассказывали в шаге 2, для облачной версии Битрикс24 можно установить готовое приложение для обучения или создать своё при помощи интегратора.

База знаний в Битрикс24

Про базу знаний мы упомянули в Шаге 2. Создавайте и редактируйте её самостоятельно. Заполняйте страницы информацией, загружайте тексты, презентации или запишите видеокурс, как это делают клиенты Вебфлай.

О системе развития персонала на Битрикс24 мы рассказывали в статье.

Пробуйте каждый из 6 шагов, осваивайте, адаптируйте под себя и создайте корпоративный портал компании.

Корпоративный портал на Битрикс24 — это

• Доступ с ПК или через мобильное приложение.
• Одно окно для всех инструментов.
• Автоматизация рутинных задач HR-специалиста: внесение резюме в базу данных, звонки, напоминания и так далее.
• Обучение большого числа сотрудников одновременно: не одного, а 10/ 50/ 100/ 1000.
• Экономия времени руководителя и сотрудников, связанного с обучением новичка.
• Автоматизация кадровых процессов: найм, адаптация, вовлечение, развитие персонала и оценка эффективности сотрудников.
• Управление всеми документами сотрудников в одном месте.
• Сокращение числа ошибок в документах. Особенно это важно в финансовых документах и в работе с проверяющими органами.
• Интеграция с внешними системами: сервисы поиска и подбора персонала, «1С: ЗУП», «1С: Зарплата и кадры» и другие.
• Измеримая система вовлечённости персонала.
• Инструменты для оценки эффективности персонала: учёт рабочего времени, учёт времени по задачам и проектам, отчёты, возможность внедрить KPI.