СОВМЕСТНЫЙ КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ 6 МОДУЛЕЙ 30 ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ СОТРУДНИКОВ

Шаг 2. Оцифруйте онбординг и упростите работу новичку и коллегам

Система адаптации персонала сокращает текучку кадров на испытательном сроке. В Битрикс24 для этого есть ряд инструментов.

Личный кабинет сотрудника

Заведите сотруднику учётную запись в Битрикс24. Он войдёт в систему через браузер (если у вас облачная версия) и получит доступ ко всем документам, задачам и проектам. В общем чате появится сообщение о новом члене команды и коллектив будет в курсе, кто пришёл работать в компанию, и на какую должность. Это удобно для больших предприятий. В коробочной версии Битрикс24 возможна донастройка личного кабинета.

Автоматические задачи по адаптации

Настройте новичку автоматические задачи, например, изучить регламенты, принести документы в отдел кадров, сдать тесты и так далее.

Автоматические задачи новичкам в Вебфлай

База знаний

Создайте базу знаний и редактируйте её самостоятельно. Храните в ней полезные для адаптации документы: структуру предприятия, шаблоны, должностные инструкции, правила и регламенты. В коробочной версии Битрикс24 есть модуль «Обучение» для создания курсов и тестов. Для облачной версии можно установить такое готовое приложение или разработать своё при помощи интегратора.

Нюансы онбординга и кейс нашего клиента мы описали
в материале по ссылке
.

Система бронирования переговорных комнат

Мы сделали так, что бронирование места для проведения переговоров перестало быть рутиной. Наоборот — теперь это один из инструментов оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности использования пространства.

Раннее бронирование переговорных осуществлялось техническими средствами прежнего портала, которые не отвечали требованиям к функционалу и удобству использования.

Теперь сотрудники могут быстро забронировать переговорную с телефона или компьютера. Фильтры по дополнительным критериям (наличие компьютера или ВКС) помогут найти подходящее место.

Теперь бронирование в компании происходят по гибкому графику с возможностью загрузить в равной мере все переговорные комнаты, а также бронировать именно те переговорные, которые обладают нужным набором опций для конкретного типа мероприятий.

Все бронирования и календарь мероприятий доступны в приложении на любом девайсе. Все администраторы, секретари и сотрудники наглядно видят картину дня: кто, что, когда и насколько забронировал.

Модуль отображает все переговорные комнаты компании с описанием доступных опций а также расписание бронирований. Мы реализовали удобный интерфейс для просмотра доступных переговорок на заданный интервал времени, с возможностью посмотреть какой сотрудник забронировал комнату, когда и насколько.

Для каждой комнаты создана своя карточка, где указано дополнительное оборудование, которое может потребоваться на встрече. При оформлении брони можно зарезервировать дополнительные опции (ВКС, переводчик, IT-поддержка, кейтеринг), при этом сотрудник ответственный за данную опцию получит уведомление на почту.

Модуль синхронизирован с календарем MS Outlook по MS Exchange, чтобы сотрудники своевременно отправляли и получали уведомления о встречах на почту. Отдельно реализован механизм поиска и подбора переговорной и отдельно — сетка расписаний броней с актуальными данными. Также есть фильтры по комнатам. Можно посмотреть расписание конкретной переговорки по дням, неделям, месяцам. Мы также реализовали выгрузку отчета с сеткой бронирований всех переговорных на указанный интервал времени.

Мобильное приложение повторяет основной функционал для осуществления брони переговорной комнаты.

Шаг 1. Автоматизируйте найм и экономьте время и деньги на подбор персонала

Инструменты Битрикс24 сокращают время на поиск персонала за счёт автоматизации задач эйчара, упрощения повторяющихся действий и режима «одного окна». Уменьшение затрат по времени приводит к экономии денег на подбор кадров.

Интеграция с сайтами вакансий

Используйте в одном окне несколько сервисов по поиску сотрудников. Подключайте HeadHunter, SuperJob, Авито. Работа, «Работа в России» и другие. Все вакансии и отклики будут у вас в одной системе, а не в 3-5 разных. Этот инструмент для вас настроит интегратор.

Карточка кандидата

Воронка найма

Перечислите все этапы, которые кандидат проходит в вашей компании: собеседование по телефону, очная встреча, тестирование, конкурсный отбор и другие. Это и будет воронка найма. Оцифруйте её в Битрикс24 и значительную часть рутинных действий будет выполнять система.

Автоматизация воронки найма

Вот эта же воронка найма в горизонтальном отображении. На каждую стадию настройте роботов, они автоматически отправят соискателю напоминание об интервью, внесут собеседование в календарь эйчара и руководителя, вышлют кандидату тестовое задание или письмо о том, что на вакансию приняли другого человека. 

Воронка найма Вебфлай

Нужный робот сработает, как только специалист передвинет карточку на следующий этап. Такая автоматизация настраивается индивидуально. Роботы доступны на всех тарифах Битрикс24, но на бесплатном — их только 5.

Аудиозапись собеседования

Звоните кандидату прямо из базы резюме. Битрикс24 запишет разговор и привяжет запись к карточке соискателя. Беседу сможет прослушать любое заинтересованное лицо. Например, руководитель или сотрудник службы безопасности. Запись звонка доступна, если ваша телефония привязана к Битрикс24.

База соискателей

Храните в Битрикс24 резюме кандидатов, которые вас заинтересовали, но которым вы сейчас не готовы предложить работу. База соискателей останется у вас, даже если истекла платная подписка на сервисы с вакансиями, и связаться с претендентом можно будет в любой момент. Такой механизм подходит для эксклюзивного поиска и хэдхантинга, но не для массового подбора. Вести свою базу можно на любом тарифе Битрикс24, но на платных — функций и инструментов больше.

Подробно об этапе автоматизации найма читайте
в статье
.

Шаг 4. Вовлекайте сотрудников с помощью корпоративного портала

Система вовлечения в Битрикс24 гибкая и настраивается под задачи компании. Используйте её и сделайте сотрудников более мотивированными. Это всегда влияет на рост и прибыль бизнеса. 5 из 6 инструментов, описанных ниже, доступны на бесплатном тарифе Битрикс24.

Дни рождения сотрудников

Поздравляйте коллег с днём рождения прямо в общей ленте новостей. В правой части портала Битрикс24 покажет ближайших именинников. В коробочной версии системы есть специальный раздел «Дни рождения». Используйте в нём фильтр по подразделениям, сотрудникам или месяцам, чтобы собрать список именинников выборочно. Это удобно для больших компаний.

Именинники июля в Вебфлай

Чаты и группы

Общайтесь в чатах Битрикс24, как в обычном мессенджере. Делите беседы на общие, групповые и личные. Отвечайте на сообщения цитированием, используйте эмодзи, фиксируйте кто и когда просмотрел СМС.

Новости

Используйте раздел «Новости», как внутреннюю соцсеть компании. Выкладывайте посты и фото, закрепляйте важные сообщения, публикуйте новости и размещайте объявления. В разделе будет видно, кто из сотрудников ознакомился с записью на стене.

Новости на корпоративном портале «МеталлИнвест»

Корпоративные опросы

Используйте этот инструмент для решения формальных и неформальных задач. Например, запустите голосование о месте проведения корпоратива или о выборе названия для нового проекта. Или сделайте анонимный опрос об эмоциональном состоянии команды, работники расскажут честно, ведь никто не узнает что они ответили.

Мобильное приложение Битрикс24

Звоните по аудио- или видеосвязи прямо из приложения. Кстати, запись звонков можно сохранить. Продолжайте общаться в чатах с коллегами, комментируйте задачи или просто будьте в курсе всех событий в компании перед выходом из отпуска.

Интерфейс мобильной версии Битрикс24/7

Геймификация

Используйте инструмент для создания игровой системы поощрений и мотивации сотрудников. Он похож на механику получения бонусов в компьютерной игре или систему баллов в супермаркетах. Например, хвалите тех, кто хорошо справляется с обязанностями. На примере ниже — автоматическое сообщение, которое появляется в ленте новостей нашего клиента после успешного завершения аукциона.

Пример нематериальной мотивации на корпоративном портале AnyMed

Дорабатывайте геймификацию в платной версии Битрикс24 с помощью интегратора и тестируйте разные варианты вовлечения. На бесплатном тарифе доступен механизм благодарностей, как на картинке ниже.

Благодарности в Битрикс24

Больше об инструментах вовлечения и мотивации мы рассказали
в этой статье
. 

Краткий обзор корпоративных порталов

   Наличием корпоративного портала у себя в компании уже никого не удивишь. Все больше крупных и средних представителей бизнеса так или иначе сталкивались с выбором и внедрением портала. И тем не менее, многие предприятия еще стоят на пороге принятия решения о запуске проекта внедрения корпоративного портала. Надеюсь, мой краткий обзор поможет Вам сделать первый шаг в этом направлении.

   Итак, все портальные решения, представленные сегодня на рынке, можно условно разделить на три группы:

• платформы для создания корпоративных порталов;
• коробочные продукты (готовые решения) на базе платформ;
• решения, предлагаемые как SaaS сервис (облачные решения).

   Рассмотрим их последовательно.

Платформы для создания корпоративных порталов

   Платформы для создания портальных решений в свою очередь делятся на коммерческие, такие как

   и открытые, такие как

Joomla!, Jboss, Plone, Drupal, Jive и др.

   Платформы используются для разработки корпоративных порталов под конкретное техническое задание (ТЗ), и теоретически лучше других групп удовлетворяют потребностям заказчиков. Если составлено грамотное ТЗ, если в нем описаны все потребности компании, то в подобном решении они будут реализованы.

   Здесь вспоминается история про неустрашимых спартанцев: Когда Филипп Македонский (отец Александра) подошел к стенам Спарты, он направил спартанцам послание, в котором говорилось: «Я покорил всю Грецию, у меня самое лучшее в мире войско. Сдавайтесь, потому что, если я захвачу Спарту силой, если я сломаю ее ворота, если я пробью таранами ее стены, то беспощадно уничтожу всё население». На что спартанцы ответили: «Если».

   И действительно, очень сложно до начала тестовой эксплуатации системы предусмотреть все возможные способы ее использования. Это может стать причиной срыва сроков по проекту и/или выходу за утвержденный бюджет.

Готовые решения на базе платформ

   Коробочные продукты (готовые решения) делится на решения, построенные на базе коммерческих платформ: IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal, DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1С-Битрикс: Корпоративный портал, и открытые решения: Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia и др.

    Все эти продукты можно разделить на несколько групп:

• тяжелые коммерческие решения для крупных компаний (IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal);
• коммерческие решения для средних и крупных компаний (DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1С-Битрикс: Корпоративный портал);
• открытые (бесплатные лицензии) решения для средних и небольших компаний (Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia).

   Далее я дам краткое описание перечисленным готовым решениям. В описании приведены примерные цены на лицензии, которые не включают проект внедрения портала. Окончательные цены на лицензии и стоимость внедрения узнавайте у поставщиков решений. Из практики стоимость проекта внедрения может значительно превышать стоимость лицензий:

1. Тяжелые коммерческие решения
   
   1. IBM WebSphere Portal
      ( www.ibm.com
      ) — готовое портальное решение на базе платформы IBM WebSphere. Решение с большим количеством функций для размещения материалов, совместной работы и дистанционного обучения. Функционал системы построен на модулях — приложениях, которые могут быть доработаны при помощи WebSphere Portlet Factory. Полноценная автоматизация любых бизнес-процессов, в том числе рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.) и механизмы проектного управления с отслеживанием этапов, сроков и назначением ответственных за задачи пользователей. Из недостатков: тяжёлая система рассчитанная на крупные компании с большим количеством одновременно работающих пользователей, соответственно высокая стоимость владения системой. Примерная стоимость лицензий — 1 500 000 руб. (либо 300 именных лицензий, либо сервер 2 процессора по 2 ядра).
   2. Oracle Portal 11g
      ( www.oracle.com
      ) — полноценное портальное решение на базе Oracle WebCenter. Очень сильно представлены средства бизнес аналитики, полноценная коллективная работа с документами, задачами и проектами. Развитые средства автоматизации бизнес-процессов. Отдельно хочется отметить поиск и индексирование информации, как внутри портала, так и во вне. Идеально подходит для компаний, уже использующих продукты от того же производителя. Из недостатков: Сложная система, о запуске в короткий срок можно забыть, высокая стоимость владения. Если на предприятии уже используются корпоративные системы от другого производителя, придется повозиться с интеграцией. Примерная стоимость лицензий 600 000/процессор.
   3. SAP NetWeaver Portal
      «Портал предприятия» ( www.sap.com
      ) — еще одно портальное решение верхнего уровня. Удобно реализованы функции интеграции различных систем — функция единой точки доступа к информационной системе компании. Основная нацеленность на групповую работу, управление проектами и коммуникации сотрудников. Одна из ключевых компетенций портала на базе SAP — управление базой знаний компании. Позволяет автоматизировать существующие бизнес-процессы и оптимизировать документооборот. Есть возможность получить доступ из портала не только к приложениям SAP, но и к приложениям других разработчиков. Существует возможность доработки портала в среде SAP Portal Content Studio и через набор разработки SAP Portal Development Kit. Из недостатков: сложная в администрирование и настройке система, высокая стоимость владения и масштабирования. Отсутствие открытой информации о стоимости лицензий, но уровень цен соответствует классу.

2. Коммерческие решения среднего класса
   
   1. WSS Portal
      ( www.wss-consulting.ru
      ) — готовый корпоративный портал, включает большое количество функций, информация о компании, управление заявками, страницы подразделений и управление проектами. Отлично реализованы: Форумы, фото и видеогалерея, голосования и FAQ. Поиск как по содержимому портала, так и по внешним источникам. Разграничение прав доступа на уровне документов. Полноценная интеграция с продуктами MS. W SS Portal один из лидеров на рынке порталов на базе MS SharePoint. Из недостатков: ограничения связанные с операционной системой — работает только на Windows + MS SharePoint Server 2010, примерная стоимость лицензии 450 000 рублей, стоимость стандартного внедрения (с учетом лицензий) — 895 000 рублей.
   2. DeskWork
      ( www.deskwork.ru
      ) — готовое решение, закрывающее все базовые потребности компаний в корпоративном портале. Структура компании, адресная книга, новые сотрудники и дни рождения, управление заявками и задачами. Совместные календари и др. Из недостатков: ограничения, связанные с операционной системой — работает на Windows. Бюджетный вариант портала на базе SharePoint Foundation, примерная стоимость лицензий 120 000 руб – неограниченное количество пользователей.
   3. Ittilan Portal
      ( www.ittilan.ru
      ) — коробочное портальное решение на базе SharePoint, более 60 готовых модулей. На главной странице выводятся новости и мероприятия компании, информация о последних документах и сообщениях в форуме, дни рождения и новые сотрудники. Отображение основных показателей деятельности компании (KPI). Управление проектами, электронное хранилище документов и модуль работы с заявками. Из недостатков: ограничения связанные с операционной системой — работает на Windows. Удобный телефонный справочник и база знаний компании. Примерная стоимость лицензий 400 000 руб.
   4. 1С-Битрикс: Корпоративный портал
      ( www.1c-bitrix.ru
      )— коробочный интранет, реализованы функции социальной сети и групповой работы. Управление проектами, функции CRM, ленты новостей, микроблоги и рабочие группы. Автоматизация рутинных операций. Интеграция с продуктами MS (Exchange, AD, SharePoint). Расширенные функции поиска, полнотекстовый, по тегам, по содержанию, с учетом рейтинга документов. База знаний компании и групповые календари с возможностью интеграции с Outlook и ical. Модуль обучения сотрудников и вакансии для сотрудников. Визуальная структура компании. Из недостатков: Сложный в доработке. Примерная стоимость (неограниченное количество пользователей) 300 000 руб.

3. Открытые решения с нулевой стоимостью лицензий
   
   1. Liferay Portal
      ( www.liferay.com
      ) — корпоративный портал с открытым исходным кодом, разработанный на базе Java. По мнению Garthner (2009), входит в топ5 горизонтальных корпоративных порталов, вместе с IBM, Oracle, SAP и MS. Организация единой точки доступа к ресурсам предприятия, уникальное отображение страниц для каждого пользователя, удобный пользовательский интерфейс, включены средства социального общения, автоматизация существующих бизнес-процессов, интеграция с MS Office, новости компании и доска объявлений, высокая степень масштабируемости, полноценный поиск информации как внутри портала, так и во внешних источниках. Поддержка бесплатных и коммерческих СУБД. Из недостатков: слабо адаптирован под российские компании, сложный в доработке. Стоимости лицензий базовой версии нет, есть возможность приобрести версию Liferay Portal Enterprise Edition отличается в основном наличием профессиональной поддержки (24х7).
   2. Alfresco
      ( www.alfresco.com
      ) — готовая интранет система для управления контентом предприятия. Система с открытым исходным кодом, основное отличие от Liferay – упор на работу с документами (документооборот), он представлен в Alfresco лучше, чем в других открытых решениях решениях. Поддержка документов MS office, контроль версий и исполнительской дисциплины, журнал документов и др. Также как и Liferay разработана на Java технологиях. Из портальных функций: Новости и мероприятия компании, адресная книга, структура компании, автоматизация бизнес-процессов. Персональная главная страница. Поддержка бесплатных и коммерческих СУБД. Аутентификация LDAP. Из недостатков: при запуске из коробки надо дорабатывать, сложный в доработке. Стоимости лицензий базовой версии нет, есть возможность приобрести коммерческую версию.
   3. JomPortal
      – готовый корпоративный портал на базе CMS Joomla! Система с открытым исходным кодом. Общая информация о компании (история, структура, страницы подразделений). Новости и мероприятия компании, информация о днях рождения и вновь принятых сотрудниках. Проведение опросов и анкетирования сотрудников. Управление проектами и заявками. Электронное хранилище документов, форум и база знаний компании (wiki). Видео и фотоальбомы. Функции социальной сети. Аутентификация LDAP. Интеграция с 1С. Стоимости лицензий нет, есть возможность приобрести тех.поддержку.

Облачные решения

   К облачным решениям относятся:

    Битрикс24
( www.bitrix24.ru
примерная стоимость — 9900 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 100 Гб места в облаке,

    Простой бизнес
( www.prostoy.ru
) примерная стоимость — 1000 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 10 Гб места в облаке,

    Teamtools
( www.teamtools.ru
) примерная стоимость — 700 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 5 Гб места в облаке, и др.

   Современные облачные решения во многом повторяют базовый функционал готовых портальных решений, за исключением пожалуй интеграции с другими корпоративными системами, используемыми в компании.

   Преимущества облачных решений — сокращение постоянных затрат, связанных со стоимостью владения сервером, системным программным обеспечением, более низкие требования, предъявляемые к ПК (по сути нужны терминалы ввода/вывода информации, а вся логика обрабатывается в облаке), простота масштабирования и скорость развертывания (если мне надо открыть новый офис, достаточно установить ПК и организовать выход в интернет), сокращение затрат, связанных с администрированием ПО, территориальная независимость (доступ в портал из любой точки, где есть выход в интернет).

   Но все эти преимущества (пожалуй за исключением аренды лицензий) можно достичь и за счет развертывания готового решения в облаке при аренде сервера (dedicated server) — примерная стоимость — 3000 рублей/месяц (1 CPU Core i3-2100 (3.1GHz 2 cores), RAM 8GB, HDD 1Tb) или места в стойке дата центра (сollocation) — примерная стоимость 2000 руб/месяц 1 unit.

   Недостатки облачных решений — не готовности бизнеса выносить корпоративную информацию во вне, сложность интеграции с другими корпоративными системами, низкая пропускная способность сетей, отсутствие доверия к поставщикам подобных услуг, три возможные точки отказа (по сути появляется три ответственных: поставщик облачных решений, провайдер, ИТ подразделение или системный администратор), вопросы связанные с безопасностью.

Выводы

   В этом обзоре я впервую очередь старался простым языком описать многообразие портальных решений, присутствующих на нашем рынке, и основываясь на базовых потребностях и размере компаний дать ориентир в направлении поиска подходящего решения.

   На сегодняшний момент любая компания может найти портальное решение по вкусу, бюджету и перечню решаемых задач.

   Разработка заказного портального решения
на базе существующих платформ не имеет особого смысла по двум причинам:

• присутствует большое количество готовых решений и разработка заказного решения вряд ли будет более функциональным или экономически выгодным;
• поддержка заказного решения может оказаться более дорогой, чем у тиражного продукта.

    Тяжелые коммерческие решения
больше подходят для крупных, распределенных компаний с большим количеством работающих пользователей. Идеально подходят для компаний уже использующих продукты от одного из крупных производителей (IBM, SAP, Oracle).

    Коммерческие решения среднего класса
больше подходят для средних компаний. Продукты, представленные в этом классе, закрывают большинство потребностей обычного предприятия.

   Ориентирами для выбора являются следующие:

• количество однавременно работающих пользователей до 3000 чел.;
• бюджет до 1 000 000 рублей;
• наличие успешных проектов у поставщика решения;
• личная симпатия к продукту, наличие профессиональной поддержки.

    Открытые решения
по функциональным возможностям близки к коммерческому ПО и покрывают большинство потребностей обычного предприятия. Нулевая стоимость лицензий серьезно удешевляет проект. В последнее время рынок открытого ПО динамично развивается, и проблема отсутствия профессиональной технической поддержки, которая ощущалась еще недавно, уходит.

   Ориентирами для выбора решения в этом сегменте являются:

• количество однавременно работающих пользователей до 1000 чел.;
• бюджет до 400 000 рублей;
• наличие успешных проектов у поставщика решения;
• наличие профессиональной поддержки.

    Системы предлагаемые как SaaS сервис (облачные)
больше подходят рынку небольших компаний. Основные аргументы за: низкие стартовые затраты, территориальная независимость.

В меньшей степени облачные решения подходят среднему бизнесу по следующим причинам: сложность интеграции с другими корпоративными системами, неготовность бизнеса выносить корпоративную информацию во вне.

Шаг 3. Используйте электронный документооборот и автоматизируйте HR-процессы

Битрикс24 подходит для перехода предприятия на кадровый электронный документооборот. Нормы Трудового кодекса о таком формате работы действуют с ноября 2021 года. Но это дело добровольное. Не готовы к КЭДО — не ведите. Хотите — пожалуйста, для этого есть Битрикс24 и другой софт.

Электронные документы и ознакомление с ними

Ведите в электронном виде любые документы, связанные с работой. И даже те, ознакомление с которыми сотрудника под роспись предусмотрено ТК. Создавайте собственные формы кадровых документов и используйте шаблоны, утверждённые или рекомендованные законодательством.

Бизнес-процессы

Настройте бизнес-процессы в Битрикс24 на разные кадровые процедуры: согласование документов и заявлений, служебные записки, оформление больничного и прочие. Можно настроить любую цепочку согласований и установить сроки для них.

В Вебфлай оцифровали процесс «Заявление на отпуск». Сотрудник заполняет несколько полей, заявка автоматически уходит на согласование руководителю отдела и далее по цепочке до генерального директора. Затем работник получает уведомление о статусе заявления и приказ, если его подписали. Этот инструмент доступен на
тарифе Битрикс24
«Профессиональный».

Бизнес-процесс «Заявление на отпуск» в Вебфлай

Хранилище данных

Храните электронные документы, открывайте и редактируйте их в общей базе. Настраивайте доступ к файлам в зависимости от должности или предоставляйте доступ по ссылке внешним пользователям. Максимальные возможности общего диска — на тарифе «
Профессиональный
».

Использование ЭЦП

Добавьте электронную цифровую подпись (квалифицированную и неквалифицированную), чтобы полноценно вести КЭДО в Битрикс24. Отметим, ЭЦП — это не базовый инструмент системы, а приложение, которое разрабатывают партнёры.

Отчёты

Используйте стандартные отчёты Битрикс24: рабочее время, отчёт по часам, затраченным на разные задачи, графики работы и отсутствий. Или настраивайте выборки под ваши специфические задачи. Например, компании «AnyMed» мы интегрировали
приложение для учёта остатка дней отпуска. За каждый год стажа сотрудники получали +1 дополнительный день, а с помощью такой таблицы их стало проще учитывать. 

Отчёт кадровика в Битрикс24 для компании AnyMed

Интегратор поможет вам настроить любой нужный отчёт и в пару кликов сводить воедино данные, на сбор которых вы тратили часы и дни рабочего времени.

Подробнее переход на КЭДО мы описали
в статье
.

Личный Кабинет сотрудников

Удобный сервис для сотрудников, который экономит время и повышает производительность рабочего процесса.

До реализации проекта в компании АФК «Система» не было системы личных кабинетов сотрудников, коммуникация сотрудников была затруднена из-за отсутствия доступа к информации о коллегах через единое пространство.

Мы создали удобный интерфейс ЛК, который позволяет сотруднику держать всю полезную информацию под рукой — нужные контакты и ссылки в корпоративном портале а не на внешнем сервисе, удобный инструмент управления заявками.

В Личном кабинете представлена вся основная и наиболее используемая пользователем информация: личные данные, основные контакты, заявки, есть QR-код для быстрого создания контакта в телефоне:

Блок личной информации заполняется администратором портала при создании профиля пользователя, либо импортируется из AD. Ее пользователь корректировать не может, зато сам загружает свое фото для аватара и указывает мобильный телефон.

Здесь же пользователь описывает свои личные достижения и увлечения.

Мы также добавили виджет Мой отпуск, чтобы пользователь видел доступное ему количество отпускных дней:

Данные о доступных днях приходят из 1С:ЗУП. В этом блоке также добавлены ссылки на соответствующие бланки заявлений.

Под карточками отпусков размещается виджет Мой больничный,где указывается количество использованных дней на больничном (данные из 1С:ЗУП) и кнопка Я заболел для создания уведомлений на почту руководителю и почту HR-службы.

Также в блоке указывается информация о Страховке сотрудника.

При переходе в Личный Кабинет пользователь попадает в свой раздел на сайте страховой компании, авторизоваться дополнительно не нужно.

Для руководителей в Личном Кабинете предусмотрен дополнительный функционал для контроля заявок сотрудников, заявлений на отпуск, возможность выгрузить график отсутствий или посмотреть график отпусков по своему отделу.

В блоке Мои контакты пользователь может указать наиболее часто используемые контакты коллег для быстрой связи и ссылки на внешние ресурсы для быстрой навигации, а также управлять видимостью блока для других сотрудников.

Для удобства сотрудников мы добавили в ЛК блок с заявками: список заявок со статусом и датой и быстрым переходом на общую страницу HR-сервисов. В зависимости от роли пользователя, появляется вкладка согласования заявки.

Мобильное приложение повторяет функциональность и возможности веб-версии Личного Кабинета.

Польза для бизнеса:

• Имея простой и удобный инструмент подачи заявок, сотрудники реже нарушают сроки подачи;
• Сокращение нагрузки на HR-отдел и бухгалтерию, так как не надо выделять время на срочную обработку заявок;
• Сотрудники проще и быстрее получают необходимую им информацию от работодателя;
• Бизнес получает кратное ускорение кадрового документооборота за счет автоматизации процессов;
• Сотрудники получают единую и комфортную цифровую рабочую среду.

Автоматизация работы с заявками сотрудников

Модуль позволил универсализировать работу с заявками и охватить все подразделения организации, сделать работу более прозрачной и сэкономить кучу времени HR-сервису.

Сотрудники были не вполне удовлетворены уровнем автоматизации и детализации прежней системы обработки заявок и хотели повысить ее эффективность, иметь единое окно для подачи всех видов заявок и инструмент контроля их обработки.

Автоматизация обеспечила перевод определенных заявок в электронный вид, единое окно для приема заявок, распределение их по типам и отлаженный механизм для обработки заявок без ухода во внешние системы, что позволяет оперативно решать любые вопросы сотрудников.

Модуль отображает разные категории заявок: заказ пропусков для посетителей и автотранспорта, HR-справки, заказ материалов или услуг), с описанием данной категории а также вкладку со списком личных заявок от конкретного сотрудника и статусом их исполнения.

В мобильной версии для смартфонов реализована возможность подачи, согласования и отклонения заявок.

Польза для бизнеса

• Внедрение модуля снизило нагрузку на HR-отдел и позволило автоматизировать бизнес-процессы подразделения;
• Сотрудники получили возможность оформлять заявки на любые запросы в едином окне с любого устройства в удобное время;
• Бизнес получил экономию времени за счет сокращения срока обработки задач: сотрудники успевают день в день обрабатывать запросы;
• У компании появился инструмент контроля исполнения заявок и статистика: единый список заявок и их статусы позволяют разгрузить менеджеров и улучшить качество работы всего коллектива.

Предыстория создания портала

АФК «Система» обладает рядом активов, эффективное управление которыми напрямую зависит от качественной организации работы сотрудников головного подразделения и координации подконтрольных бизнес-единиц. Поэтому критически важно было построить единую защищенную информационную среду для оперативного решения вопросов и получения доступов к внутренним сервисам.

Поэтому компания приняла решение внедрить корпоративный портал, а также сразу адаптировать его под мобильные устройства. Пользователями продуктов должны были стать как штатные, так и внештатные сотрудники управляющей компании. Ежедневно возникающие операционные и управленческие вопросы требуют сиюминутного решения. Сотрудники постоянно ищут контакты коллег, бронируют переговорные, обращаются в HR-отдел за справками, создают заказы воды, канцелярии или заявки на пропуск, обсуждают последние новости компании.

Компания АФК «Система» обратилась в QSOFT с рядом задач, среди которых можно отметить следующие:

• Создать единую точку входа во все корпоративные системы и сервисы;
• Упростить коммуникации между различными отделами и департаментами;
• Создать среду для совместной работы и коммуникации сотрудников;
• Внедрить единый инструмент подачи и обработки заявок — все делается вручную и занимает до нескольких дней;
• Создать автоматический инструмент распространения информации и знаний, а также сбора обратной связи;
• Снижение избыточной нагрузки на HR-отдел и создание удобного инструмента работы с кадровым резервом;
• Перенести возможности портала на мобильные устройства, обеспечив требования по функциональности и соблюдая бюджетные рамки в мобильном решении.

Корпоративный портал и мобильное приложение для АФК «Система» должны удовлетворять потребностям сотрудников на любом устройстве, упрощать и ускорять бэк-офисные процессы, быть единым пространством общения и работы с корпоративными данными и при этом вписываться в заданный компанией бюджет.

Исполнителем работ выступил digital-интегратор QSOFT, предложив лучшие условия и компетенции и выиграв тендер. Работа над реализацией внутреннего портала и его мобильной версией велась одновременно.

Цифровой кадровый резерв

Команда QSOFT цифровизировала и упростила систему формирования кадрового резерва, это помогает мотивировать сотрудников, создать в компании культуру непрерывного развития, оперативно закрывать вакантные должности. При этом бизнес сокращает расходы на поиск нового персонала.

Вся работа с ведением кадрового резерва велась в разрозненных внешних источниках, часть информации терялась, у отдела HR не было единого цифрового инструмента для аккумуляции данных о резервистах.

Компания получила прозрачный механизм работы с актуальной базой резервистов в онлайн-режиме на любом устройстве и оперативного закрытия сложных позиций.

Десктопная и мобильная версия обладают одинаковым функционалом и понятным интерфейсом. Страница раздела содержит в себе список карточек кандидатов внутреннего и внешнего резервов с фильтром по определенным параметрам.

Все карточки располагаются в соответствии со статусом нахождения в кадровом резерве: активные кандидаты, кандидаты вне резерва и уволенные сотрудники. При нажатии на карточку сотрудника открывается детальная страница участника кадрового резерва. Для детальной страницы кандидата администратор может указать теги, по которым карточка будет показана в поисковой выдаче.

Польза для бизнеса:

• Обеспечение прозрачности процессов формирования и ведения кадрового резерва;
• Повышение готовности персонала к организационным изменениям;
• Запуск процессов преемственности и рост мотивации персонала, уверенность сотрудника в возможности развиваться и расти финансово;
• Снижение кадровых рисков;
• Экономия бюджета на поиск, онбординг и обучение новых сотрудников.

Шаг 5. Измеряйте эффективность работы сотрудников

С инструментами Битрикс24 сотрудники просто начинают работать эффективнее, потому что им стало удобнее выполнять обязанности, а не потому, что этого требует KPI. А так в системе есть всё для учёта человеко-часов, мониторинга задач, загруженности персонала и контроля.

Для замера эффективности в Битрикс24 есть учёт рабочего времени, задачи, события календаря, отчёты и KPI.

Учёт рабочего времени

Утром запускайте в Битрикс24 рабочий день и счётчик времени. Ставьте таймер на паузу в перерывах, а вечером останавливайте. Приучите к этому весь коллектив и контролируйте занятость офисных, и дистанционных сотрудников.

Планируйте рабочее время в окошке: выбирайте задачи из списка или добавляйте собственные. Битрикс24 фиксирует время и активность по каждой задаче. Инструмент доступен на тарифе «
Профессиональный
».

На основании данных о человеко-часах формируйте табель учёта рабочего времени для расчёта заработной платы и начисления ежемесячной премии.

Учёт рабочего времени Вебфлай

Календарь

В календаре Битрикс24 планируйте мероприятия для всех сотрудников. В общий график автоматически встают планёрки, совещания и встречи, назначенные руководством или коллегами. Добавляйте в своё расписание созвоны с клиентами и другие дела, которые отнимают время. Так коллеги поймут, что в этот промежуток вы недоступны для решения других задач. В календарь можно добавить новые функции с помощью интегратора.

Задачи и проекты

Ставьте задачи себе или коллегам, назначайте ответственных и соисполнителей, добавляйте чек-листы и напоминания, устанавливайте дедлайны, переписывайтесь, отчитывайтесь, прикрепляйте файлы, отслеживайте время и стадии выполнения работы. И расширяйте инструментарий задач под себя при участии интегратора.

Конструктор отчётов в задачах

Сводите отчёты в пару кликов. Используйте готовые формы: занятость по проектам, задачи на месяц, отчёт по эффективности, задачи за прошлый месяц, ресурсный учёт по задачам и по исполнителям.

Или создавайте шаблоны отчётов: выбирайте период, задайте колонки и условия для отражения нужной информации, выводите данные в таблице или в виде диаграммы. Если хотите добавить ещё фишки в отчёты  — обращайтесь к интегратору.

Инструменты для работы с задачами

Визуализируйте свой перечень по-разному: списком, сроками, канбаном, календарём, диаграммой Ганта или придумайте свои категории во вкладке «Мой план». Эти инструменты доступны на всех тарифах Битрикс24. Нам для работы с контентом очень помог канбан, без него не получалось навести порядок в задачах.

Найдите в Битрикс24 удобный для себя инструмент. Сроки позволяют видеть распределение задач с разбивкой по неделям.

Список задач Вебфлай по проекту

Канбан не привязан к датам, категории для него можно задать самостоятельно, например: в работе, на согласовании, правки и так далее.

Календарь показывает дедлайн каждой задачи, а диаграмма Ганта — продолжительность, крайние сроки по задачам и их взаимозависимость.

Оценка эффективности

Оценивайте эффективность персонала на странице работника в Битрикс24. Система посчитает сколько сотрудник выполняет задач, какое количество он завершил, сколько из них с замечаниями, и какой период взят для оценки. Система учитывает задачи, где работник назначен ответственным либо соисполнителем. Используйте показатель эффективности, чтобы определить размер премии подчинённых. Инструмент доступен
на тарифах
«Стандартный» и «Профессиональный».

Эффективность сотрудника в Битрикс24

KPI

KPI — не базовая опция Битрикс24. Доработайте функциональность системы индивидуально под запросы компании. В этом поможет профессиональный интегратор. Например, с его помощью создайте приложение для подсчёта KPI. Тогда в системе все показатели будут наглядными и измеримыми с учётом специфики компании.

О возможностях оценки эффективности персонала мы писали
в материале
.

Как выбрать лучший онлайн – сервис создания корпоративного портала и не потратить деньги впустую?

Сервис создания корпоративного портала следует выбирать, исходя из следующего:

• Наличие облачной, мобильной или программной версии.
• Особенности функционала: наличие чата, почты, новостного портала, справочника, структуры, управления проектами и СЭД.
• Интеграция с CRM.
• Встроенные возможности коммуникаций по различным каналам.
• Тарифные планы.
• Наличие и длительность пробного периода.
• Отзывы пользователей.

Сервисы для создания корпоративного портала  подходят организациям любой формы собственности и отрасли. Созданы для объединения всей информации и взаимодействия на единой платформе.

Шаг 6. Развивайте персонал с помощью Битрикс24

Штатные инструменты Битрикс24 позволяют создать свою систему обучения: для адаптации новичков, для освоения новых инструментов и программ, для повышения квалификации сотрудников. Также к Битрикс24 подключаются сторонние образовательные платформы, такие как Moodle, GetCourse и другие. Механизм можно доработать с помощью интегратора или установить готовый модуль.

Создание курсов

Если вы выбрали для установки коробочную версию Битрикс24, то с помощью специального модуля «Обучение» создавайте свои курсы, разбивайте их на отдельные уроки, настраивайте проверку знаний, например, в формате тестов. Внешний вид базы и корпоративного портала оформляйте под фирменный стиль компании. Как мы рассказывали в шаге 2, для облачной версии Битрикс24 можно установить готовое приложение для обучения или создать своё при помощи интегратора.

Курсы в коробочной версии Битрикс24 (клиент — «Легенда чая» (Montis))

Тесты в коробочной версии Битрикс24 (клиент — «Легенда чая» (Montis))

База знаний в Битрикс24

Про базу знаний мы упомянули в Шаге 2. Создавайте и редактируйте её самостоятельно. Заполняйте страницы информацией, загружайте тексты, презентации или запишите видеокурс, как это делают клиенты Вебфлай.

О системе развития персонала на Битрикс24 мы рассказывали
в статье
.

Пробуйте каждый из 6 шагов, осваивайте, адаптируйте под себя и создайте корпоративный портал компании.

Корпоративный портал на Битрикс24 — это

• Доступ с ПК или через мобильное приложение.
• Одно окно для всех инструментов.
• Автоматизация рутинных задач HR-специалиста: внесение резюме в базу данных, звонки, напоминания и так далее.
• Обучение большого числа сотрудников одновременно: не одного, а 10/ 50/ 100/ 1000.
• Экономия времени руководителя и сотрудников, связанного с обучением новичка.
• Автоматизация кадровых процессов: найм, адаптация, вовлечение, развитие персонала и оценка эффективности сотрудников.
• Управление всеми документами сотрудников в одном месте.
• Сокращение числа ошибок в документах. Особенно это важно в финансовых документах и в работе с проверяющими органами.
• Интеграция с внешними системами: сервисы поиска и подбора персонала, «1С: ЗУП», «1С: Зарплата и кадры» и другие.
• Измеримая система вовлечённости персонала.
• Инструменты для оценки эффективности персонала: учёт рабочего времени, учёт времени по задачам и проектам, отчёты, возможность внедрить KPI.

Реализация механизма регламентных броней

Регламентная бронь предназначена для создания и фиксации регулярно повторяющихся по заданным правилам бронирований (например, встреча должна проходить каждую среду в Синей переговорке). При этом должна автоматически проверяться доступность переговорки. В Outlook нет как такового механизма проверки занятости переговорной, поэтому команде пришлось разработать специальную интеграцию, при которой для каждой переговорки создавалась отдельная учетная запись MS Outlook с собственным с календарем, в котором и осуществлялось бронирование.

Польза для бизнеса:

• Внедрение модуля дало возможность автоматизировать, ускорить и оцифровать процесс создания и подтверждения бронирований преговорных комнат;
• Внедрение привело к повышению общей эффективности работы подразделений, особенно смежных;
• Система бронирования позволила увеличить эффективность используемых площадей сразу на 20-25%;
• Экономия рабочего времени сотрудников на организацию совещаний;
• Сокращение расходов на электроэнергию и амортизацию аудио- видео оборудования.

Что это значит?

ВСЕГДА АКТУАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О БРОНЯХ

Бронирования всех переговорных система отображает в онлайн-режиме.

При оформлении бронирования система автоматически вышлет уведомления всем участникам переговоров, а также сотрудникам, ответственным за техническое оснащение комнат или выполняющим роль переводчика.

Сотрудники могут смотреть занятость всех переговорных комнат одновременно через веб-интерфейс и в мобильном приложении или сортировать график броней по конкретной комнате.

Автоматизация планирования отпусков

Решение помогло организовать комплексное управление отпусками с учетом корпоративных и законодательных требований.

Ранее процесс согласования отпусков производился вручную: сотрудник писал в доступном канале своему руководителю о датах планируемого отпуска, руководитель фиксировал это и передавал в отдел кадров. У руководителей и сотрудников не было наглядной визуализации графика отпусков, им приходилось уточнять информацию по отпускам через отдел кадров.

Компания перешла от ручного согласования отпусков на бумаге к оцифрованному процессу на портале: сотрудники компании стали тратить меньше времени на процессы согласования, а HR-отдел избавился от путаницы с пересечением графиков и унифицировал процесс оформления.

Модуль представляет собой Гант-график с разбивкой по месяцам с фильтром по годам, сотрудникам и подразделениям компании. График отображается по-разному для пользователя в зависимости от его роли (сотрудник, руководитель или администратор раздела). Сотрудник видит свой отпуск и отпуска коллег по отделу.

Для рядового сотрудника отображается только режим планирования, а у руководителей и согласующих — как режим планирования, так и режим согласования. При этом внизу раздела для руководителя будет отображаться лента с активными заявками на согласование.

Реализован механизм цветовой индикации отпусков в зависимости от их статуса: запланирован, на согласовании, согласован, утвержден.

Новостная лента компании

Команда QSOFT разработала для АФК «Система» удобный инструмент, обеспечения руководителей и подчиненных информацией, необходимой для рабочих бизнес-процессов.

Сотрудники компании получали новости напрямую от руководителей или секретарей компании, либо в формате сарафанного радио. Частично информация могла искажаться, а до части сотрудников она вообще не доходила.

Компания получила возможность оперативного и автоматизированного информирования сотрудников, вовлечения в работу и повышения чувства причастности ко всем процессам компании.

На главной странице отображаются последние новости компании в виде карточек. Новости, содержащие файлы, отдельно отмечаются скрепкой. Модуль предусматривает поиск и фильтрацию новостей по тематике, фильтру а также полнотекстовому поиску, а также фильтрацию сообщений по категориям, датам и тегам. Есть автоматические переключатели тематик и разграничение доступа к новости, которые указывает автор при создании.

Новостная лента может быть полностью персонализирована, если сотрудник подпишется на интересующие его теги, авторов или тематики.

Польза для бизнеса:

• Внедрение единой цифровой системы создания и передачи информации, что помогает повысить управляемость компанией;
• Обеспечивать сотрудников последними новостями;
• Укрепление у персонала вовлеченности и чувства причастности к деятельности и успехам компании;
• Облегчение коммуникации между подразделениями для выполнения общих задач.

Также есть отдельный блок Корпоративный журнал, где появляются свежие выпуски корпоративной прессы, доступные для чтения и скачивания в формате .pdf.

Кроме основных модулей команда QSOFT реализовала ряд необходимых стандартных возможностей, в числе которых, телефонный справочник, оргструктура и активы компании, форма обратной связи для контакта с руководством, медиа-браузер с встроенным плеером, сервис опросов и корпоративная база знаний и ряд пользовательских виджетов, например календарь корпоративных событий, динамические ленты последних назначений, новых сотрудников и дней рождений, анонсы новостей, статусы по заявкам, актуальные котировки и курсы валют, быстрые ссылки и популярные контакты конкретного пользователя.