Электронное управление кадровыми документами в РЖД и электронное управление кадровыми документами в 2022 году

Закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

Уже несколько лет кадровый учет плавно переводят в цифру. Сначала ввели электронные больничные и трудовые книжки.

Затем для пробы к электронному кадровому документообороту (КЭДО) подключили крупнейших работодателей России.

В ТК также планомерно добавляли новые статьи законами о КЭДО 377-ФЗ и 407-ФЗ.

Сначала дополнили про электронные подписи для удаленщиков, затем целым сводом правил по электронному документообороту в сфере трудовых отношений (ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК).

Электронный кадровый документооборот все еще пока не обязателен для всех. И тем не менее многие работодатели переходят на кадровый онлайн учет добровольно, даже если сотрудников на удаленке почти нет.

Как это работает? Рассказываем.

Почему выбирают кадровый ЭДО

У электронного кадрового документооборота есть как плюсы, так и минусы. Собрали их в таблице ниже.

Плюсы и минусы кадрового ЭДО:

Скорость подписания кадровых документов — экономия времени и для руководства, и для сотрудников
Удобство поиска кадровых документов при проверках — снижение нагрузки на кадровиков/бухгалтеров
Экономия места и бюджета
За электронные системы КЭДО надо платить, но есть из чего выбирать
Есть риск потери электронной информации — важно убедиться в надежности эдо-провайдера
Нужно согласие сотрудников — некоторые отказываются от КЭДО

Несмотря на имеющиеся недостатки, многие работодатели активно переводят сотрудников полностью на онлайн обмен документами — не по электронной почте, а через специализированные системы. Экономия ресурсов — главный аргумент.

Что такое КЭДО и как он работает

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Такое определение дается в ст. 22.1 ТК.

Проще говоря, при ЭДО у работодателя все приказы, договоры с сотрудниками, заявления, табели, ведомости в электронном виде — и создаются, и подписываются сторонами, и хранятся.

В 2023 году работодатели могут выбирать, какую систему ЭДО использоваться. Это может быть:

Компаниям с небольшой численностью сотрудников может хватить и сайта «Работа России». Тут нужно учесть, что на государственный сайт придется загружать все кадровые документы по работникам в электронном виде.

Многие отдают предпочтение собственным инфосистемам из-за удобства функционала.

Например, программа напомнит кадровику/бухгалтеру, что пора подписать приказ или взять заявление. По сканам без ручного ввода можно автоматически оформить как прием, так и увольнение. Легко рассылать документы и держать связь с сотнями сотрудников.

При обмене документами с сотрудниками важно соблюдать требования о защите персональных данных. Чтобы избежать штрафов на сотни тысяч, изучите новые правила 2023 года и запаситесь шаблонами на онлайн-курсе. Входит в подписку Клерк.Премиум.

С 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации, которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Что представляет собой электронный кадровый документооборот?

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде.

КЭДО может применяться при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров и оформлении других кадровых документов.

При этом КЭДО нельзя применять при оформлении трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде, акта о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Порядок введения КЭДО

Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости введения КЭДО. Работодатель должен уведомить о введении КЭДО работников, которые в свою очередь вправе согласиться на ведение их кадровых документов в электронном виде или отказаться от этого.

Если письменное согласие не получено, то работодатель не вправе применять КЭДО в отношении работников. Кадровые документы несогласных работников нужно продолжать вести в бумажном виде.

Согласие на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО не нужно получать у работников, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и не имеют трудового стажа по состоянию на эту дату. В отношении таких работников КЭДО можно вести по умолчанию в случае его применения работодателем.

Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу либо увольнять работника если работник или лицо, принимаемое на работу, отказывается от взаимодействия с работодателем посредством КЭДО и если у работника или лица, принимаемого на работу, отсутствует электронная подпись. При приеме на работу работник может предъявить документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, которая согласована с работодателем.

Кроме того, работодатель может в электронной форме ознакомить работника при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с будущей трудовой деятельностью, коллективным договором.

Если работодатель принял решение о введении КЭДО, он должен разработать и утвердить локальный нормативный акт, который определяет информационную систему для ведения электронного документооборота, порядок доступа к информационной системе работодателя, перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых ведется электронный документооборот, срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, сведения о дате введения электронного документооборота. Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза.

Работодатель может вести электронный документооборот с работником посредством Федеральной государственной информационной системы «Работа в России» и информационной системы работодателя. Это следует из норм ч. 4 и ч. 6 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3 ТК РФ.

Порядок взаимодействия сторон посредством КЭДО

Порядок взаимодействия сторон при ведении КЭДО работодатель определяет самостоятельно. Здесь необходимо учитывать специфику деятельности работодателя, его организационные и технические возможности.

Работодателю необходимо локальным нормативным актом утвердить порядок ведения электронного документооборота. Этот ЛНА может предусматривать сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления, порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота, исключительные случаи, при которых допускается оформление определенных кадровых документов на бумажном носителе, процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам. Такой ЛНА принимается работодателем с учетом мнения профсоюза.

Работодатель вправе распространить действующие у него правила электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками.

Стороны трудовых отношений подписывают электронные документы своей электронной подписью. Конкретный вид электронной подписи зависит от используемой работодателем информационной системы и подписываемых документов.

При этом расходы на получение работником электронной подписи и ее использование несет работодатель. При наличии у работника или лица, поступающего на работу, усиленной квалифицированной электронной подписи, полученной им ранее, он вправе использовать эту подпись.

Работник, а также лицо, поступающее на работу, может направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения посредством применяемой работодателем системы КЭДО. Это может быть информационная система работодателя или цифровая платформа «Работа в России». Направленные такими способами электронные документы считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Если работнику необходимо подать заявление о выдаче документов, связанных с работой, или заверенных копий таких документов, то работник может подать письменное заявление, направить заявление в порядке, установленном работодателем через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя или через цифровую платформу «Работа в России».

Запрошенные работником документы выдаются в течение трех дней со дня подачи заявления способом, который указан в заявлении работника в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, в форме электронного документа. Такой документ работодатель может разместить на Едином портале государственных и муниципальных услуг и в личном кабинете работника на цифровой платформе «Работа в России».

При возникновении чрезвычайных работодатель и работник, которые не взаимодействует посредством КЭДО, вправе временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа с последующим представлением таких документов на бумажном носителе. Порядок взаимодействия сторон в таких ситуациях регулируется локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения профсоюза.

Хранение электронных документов

Работодатель обязан хранить электронные документы в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле. Это касается и ситуации, когда электронный документооборот ведется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы «Работа в России».

При определении сроков хранения документов работодателю необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

Как быть, если работодатель участвовал в проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой?

Напомним, что в Российской Федерации по 15 ноября 2021 года включительно проводился эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой. Сейчас этот эксперимент завершен.

Эксперимент по электронному кадровому документообороту проводился на основании Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее – Федеральный закон № 122-ФЗ), Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н. Участие работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, в эксперименте по КЭДО было добровольным.

Если работодатель принимал участие в эксперименте по электронному кадровому документообороту и решил продолжать вести КЭДО после окончания эксперимента, он может применять новые правила к возникшим с 16 ноября 2021 года правам и обязанностям. В этом случае работодателю необходимо завершить переход на электронный кадровый документооборот до 1 июля 2022 года.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать:

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

Какие ЭП выбрать для работников

Законом 63-ФЗ Об электронной подписи предусмотрено 3 вида ЭП:

Для порталов «Госключ» и «Работа России» также предусмотрены свои виды подписей: усиленная НЭП госключ и простая ЭП «Работа России».

Проще всего получить простую ЭП, но она не для всех процессов подходит.

Как выпустить НЭП работнику

Как простую, так и усиленную неквалифицированную ЭП работодатель может выпустить самостоятельно в своей информационной системе.

Для неквалифицированной понадобится еще докупить спецпрограмму.

КЭП надо получать строго в аккредитованном Минэкономсвязью удостоверяющем центре.

В целом, процесс сводится к следующему:

Виды электронных подписей: какую выбрать

Вид ЭПДля чегоКак выпуститьСрок действия

Простая электронная (ПЭП)
Автоматизация учета рабочего времени, командировок, отпусков
Можно самостоятельно в инфосистеме работодателя
Бессрочно

Усиленная неквалифицированная (НЭП)
1. Автоматизации учета рабочего времени, командировок, отпусков;
2. Подписание договоров и прочих локальных документов, приказов и должностных инструкций, рассылаемых для ознакомления
Получать новую каждый год

Усиленная квалифицированная (КЭП)
Строго в аккредитованном Минэкономсвязью удостоверяющем центре

Как будет работать кадровый электронный документооборот

Работодатель создаёт документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает. Таким же образом сотрудник может отправить заявление работодателю, например, о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.

Электронный документооборот разрешено применять не только с сотрудниками, но и с соискателями при приеме на работу.

Где вести кадровый электронный документооборот

КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал «Госуслуги». Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.

У организаций есть право использовать любую собственную разработку или другую коммерческую систему. В этом случае нужно будет потратиться на её создание или покупку.

Какая электронная подпись нужна

Это зависит от вида документа и от того, где ведётся КЭДО. Если работодатель использует коммерческое решение, ему для подписи документов потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник при этом может использовать простую или усиленную подпись.

Но некоторые документы в коммерческой системе КЭДО работодатель сможет подписать только усиленной квалифицированной подписью, а работник — любой усиленной:

На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись.

Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

Отчётность в ИФНС, ПФР и ФСС в 2022 году

практическое пособие для работодателя

Получите бесплатно 62 страницы экспертного контента!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.

Что нужно для перехода на КЭДО

Чтобы легально перевести организацию или ИП на кадровый ЭДО, понадобится следующее:

Обзор ключевых поставщиков систем КЭДО тут делать не будем — о преимуществах того или другого можно прочитать на их сайтах.

Поговорим сразу про электронные подписи — по какому принципу выбрать для сотрудников. А затем перейдем к настройке документооборота.

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

С 1 сентября 2022 работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей ИС и единого портала государственных и муниципальных услуг при наличии комплекса необходимых и достаточных условий, а именно:

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, — которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО и правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Что изменили в Трудовом кодексе

Добавили три статьи, которые дают возможность все документы, связанные с трудовыми отношениями, создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде:

Статья 22_1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

Статья 22_2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.

Статья 22_3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

И для работодателя, и для работника это право, а не обязанность. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться, даже если работодатель его внедрил.

Не все документы можно перевести в электронный вид. Строго на бумаге должны остаться:

Каковы права и обязанности работодателей
и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:

Ознакомьте всех сотрудников с этим положением, направьте им уведомление о переходе на КЭДО и получите ответное согласие или отказ. Отказавшиеся сотрудники при желании смогут присоединиться к КЭДО позже. Те, кто согласился сразу, наоборот, уже не смогут вернуться к документам на бумаге.

Если работник не написал ни согласие, ни отказ, его документы остаются в бумажной форме.

Получать согласие нужно только от работников, у которых уже есть трудовой стаж. Если устраивается на работу сотрудник, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, получать у него согласие не нужно. Он автоматически переводится на КЭДО, если работодатель его применяет.

С сотрудниками, которые согласились на электронный документооборот, нужно провести инструктаж по работе с системой и оформить для них электронные цифровые подписи за счёт работодателя.

Электронные кадровые документы нужно хранить и передавать в архив. Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных. Для передачи документов в архив нужны единые требования к формату и составу документов. Их введут в действие с 1 марта 2023 года.

Если ваша организация была участником эксперимента по использованию кадровых электронных документов и приняла решение оставить КЭДО, завершить переход нужно до 1 июля 2022 года.

Сроки внедрения кадрового электронного документооборота

Контрольные точки перехода на электронное взаимодействие с сотрудниками:

КЭДО уже доступен в аутсорсинге «Моё дело Бухобслуживание». При приобретении тарифов на бухгалтерское обслуживание с услугой КЭДО мы настроим и будем поддерживать систему КЭДО, выпустим электронные подписи вашим сотрудникам, поможем с подготовкой локальных нормативных актов, и обучением сотрудников работе в системе. А ведение кадрового учета уже входит в базовый тариф нашего аутсорсинга.

Моё дело Бухобслуживание

Зарплата и кадры от 2633 руб. в месяц. Полный аутсорсинг бухгалтерии от 6566 руб. в месяц!

Как и где закрепить правила электронного кадрового делопроизводства

Решение о применении ЭДО для кадрового учета и порядок перехода на него нужно зафиксировать во внутренних документах работодателя.

В последствии это поможет доказать сотруднику, а потом и проверяющим, что работодатель выполняет свои обязательства.

Какие документы понадобится составить:

К примеру, отдельное Положение о КЭДО или же дополнения в коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Образец Положения о КЭДО

Закрепите, какие именно кадровые документы ведете в электронном виде, как извещаете сотрудников о необходимости ознакомиться и подписать документ, какая ЭП используется и как она распознается на электронных документах. Также пропишите дату полного перехода на ЭДО.

Например, чтобы зафиксировать электронный способ отправки расчетных листков работникам (ст. 136 ТК), пропишите так:

«О составных частях заработной платы (расчетных листках) работники извещаются в личных кабинетах программы ХХХ».

Перед внедрением КЭДО обязательно уведомить сотрудников об этом под подпись, плюс собрать разрешения на обработку персональных данных, если не делали этого раньше.

Учитывайте, что работник вправе отказаться от перехода на электронный обмен документами. В этом случае для него придется сохранить привычное бумажное делопроизводство.

Исключение — впервые трудоустраивающиеся после 31 декабря 2021 года. Они отказаться от ЭДО не могут.

У дистанционных сотрудников — тех, для которых данный формат работы закреплен в трудовом договоре, — получать письменное согласие не требуется.

Образец уведомления о введении КЭДО

Такой документ нужен, если выбрали ПЭП или НЭП для использования сотрудниками.

В соглашении пропишите, как идентифицируется тот, кто подписывает документ, как используется ЭП, а также обязанность всех сохранять конфиденциальность подписи.

Обычно шаблон документа дает провайдер инфосистемы ЭДО.

Фрагмент Соглашения об использовании ЭП

Права и обязанности работников и работодателей в области КЭДО регулируются статьями 22.1, 22.2, 22.3. ТК.

Совет. Пропишите правила предосторожности при использовании ЭП, например:

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Как переводить в ЭДО кадровые процессы

Пройдемся по основным процессам кадрового документооборота — от приема на работу до увольнения сотрудников.

Для каждого дадим подсказки, какая ЭП понадобится и есть ли особые требования к оформлению документов.

Прием на работу

Для подписания трудового, ученического договора, договора о материальной ответственности понадобится НЭП или КЭП.

Это правило работает и для обычных работников, и для дистанционных, и тех, кто на удаленке (ст. 22.3 и 312.3 ТК).

Как переводить в ЭДО документы по приему на работу

ДокументВид ЭПТребования ТК к документам

Заявление о приеме на работу
Любая
Нет требований: это не обязательный документ, его может и не быть.
Требуется только для государственной и муниципальной службы

Трудовой договор, приложения и соглашения к нему
НЭП/КЭП
Вид ЭП по ст. 22.3 ТК , письменный по 57, 67 ТК ,

Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему
НЭП/КЭП
Вид ЭП по ст. 312.3 ТК

Приказ о приеме на работу
Любая
Не обязательно составлять, его может не быть, ст. 68 ТК

Личная карточка Т-2
Любая
Не обязательно вести с 01.09.2021

Научитесь оформлять документы о приеме и увольнении сотрудников так, чтобы ни один инспекторов не подкопался. Смотрите бесплатный демо-урок из онлайн-курса.

Отпуска и графики отпусков

Документацию по отпускам, как и график отпусков можно упростить.

Например, не обязательно вести график строго по унифицированной форме № Т-7, можно разработать свою более удобную.

В собственную форму можно добавить раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не рассылать дополнительно уведомления. Также можно убрать графы, где отмечают данные об использовании ежегодного отпуска. Тем самым сократить время на заполнение.

Как переводить в ЭДО документы по отпуску

График отпусков
Любая
Под подпись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК

Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под подпись)
Любая
Под подпись по ч. 3 ст. 123 ТК

Приказ о предоставлении отпуска
Любая
Нет требований

Заявление на отпуск по графику
Любая
Нет требований

Заявление на отпуск с последующим увольнением
НЭП/КЭП
Вид ЭП по ст. 22.3 ТК, письменный по ст. 127 ТК

Читайте подробнее, как составлять график отпусков и вносить в него изменения в течение года, в статье.

Командировки

Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид кадровые документы по командированию.

Ведь большинство из них — не обязательны, они нужны только на случай трудовых разногласий. Каждый можно составлять в свободной форме.

Как переводить в ЭДО документы по командированию

Переводы и изменение условий труда

Для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашений к трудовому договору требуются строго НЭП или КЭП (ст. 22.3 ТК).

Для остальных кадровых документов достаточно ПЭП.

Как переводить в ЭДО документы об изменении условий труда

Уведомление об изменении условий трудового договора (ознакомление)
НЭП/КЭП
Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК

Заявление о переводе
Любая
Письменный по ст. 72.1 ТК

Согласие на перевод
НЭП/КЭП
Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК

Дополнительное соглашение на перевод
НЭП/КЭП
Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК, письменный по ст. 72, 72.2 ТК

Соглашение к трудовому договору дистанционного работника
НЭП/КЭП
Электронный по ст. 312.3 ТК

Учет рабочего времени

Табели учета рабочего времени должны быть, но знакомить с ним работников обязанности нет. Поэтому хватит обычной ПЭП.

А вот если у вас есть графики сменности, то их обязательно доводить до сведения работников (ст. 103 ТК).

Важно зафиксировать факт уведомления сотрудников —  отметить дату, время и ФИО подписанта. Подпись может быть любой.

Как переводить в ЭДО документы по учету рабочего времени

ДокументКакой ЭП хватитТребования ТК к оформлению документа

Табель учета рабочего времени
Любая
Письменный по ст. 91, 99 ТК

График сменности
Любая
Письменный по ст. 103 ТК

Больничные и социальные вычеты

Уже второй год листки нетрудоспособности оформляют только в электронном виде. Бумажные отменили законом 126-ФЗ от 30.04.2021.

Как переводить в ЭДО документы по пособиям и соцвычетам

Листок нетрудоспособности
Не нужна
Электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.2011

Заявление на социальные вычеты по НДФЛ
Любая
Письменное по п. 2 ст. 219 НК

Зарплата и премии

Электронные расчетные листки также давно вошли в обиход (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, № 107235 от 01.03.2019).

Электронный способ извещения сотрудников о частях зарплаты обязательно пропишите в локальном положении, трудовом или коллективном договоре.

Если знакомите сотрудников с приказом о премировании, то подпись может быть любой. Требования о ней нет — о размере премии работник в любом случае узнает из расчетных листков (ст. 136 ТК).

Как переводить в ЭДО зарплатные документы

Расчетные листки, приказ о премировании Т-11, Т-11а
Любая
Письменный по ст. 136 ТК

Приказ о применении дисциплинарного взыскания
НЭП/КЭП
Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК, под подпись по ст. 193 ТК

Увольнение

Для работников на удаленке заявление, как и приказ об увольнении можно оформлять электронно и подписывать НЭП или КЭП.

Для тех, кто трудится в офисе, приказ об увольнении обязательно подписывать на бумаге. Такое требование в статье 22.1 ТК.

Как переводить в ЭДО документы об увольнении

Заявления об увольнении, отзыв заявления
НЭП/КЭП
Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК, письменный по ст. 80 ТК

Приказ об увольнении офисных сотрудников 
Запрещена 
Только бумажная форма по ст. 22.1 ТК

Соглашение о расторжении ТД по соглашению сторон с удаленщиками
НЭП/КЭП
Электронный по ст. 312.3 ТК

Автоматизируйте начисление зарплаты и прочих выплат сотрудникам. Научитесь быстро и безошибочно работать в программе 1С: Зарплата и Управление на онлайн-курсе от ИПБ.  Входит в подписку Клерк.Премиум.